متن اعلام حضور در دفترخانه (نمونه و راهنمای کامل نگارش)
متن اعلام حضور در دفترخانه
اعلام حضور در دفترخانه، سندی حیاتی است که در معاملات املاک و خودرو، حقوق طرفین را در مواجهه با عدم تعهد طرف مقابل حفظ می کند. این سند، که می تواند به صورت نامه عادی یا اظهارنامه قضایی باشد، به شما امکان می دهد تا حضور خود را در موعد مقرر به صورت رسمی ثبت کرده و زمینه ساز پیگیری های قانونی آتی شوید.
در دنیای پیچیده معاملات، حضور به موقع در دفترخانه و تنظیم سند رسمی، یکی از مهم ترین تعهداتی است که خریدار و فروشنده نسبت به یکدیگر دارند. اما چه می شود اگر یکی از طرفین، به هر دلیلی، در زمان مقرر در دفترخانه حاضر نشود؟ اینجاست که «متن اعلام حضور در دفترخانه» اهمیت ویژه ای پیدا می کند. این سند نه تنها حضور فرد را اثبات می کند، بلکه می تواند سنگ بنای اقدامات حقوقی بعدی برای احقاق حقوق او باشد. درک تفاوت میان نامه عادی اعلام حضور و اظهارنامه قضایی، کلید انتخاب رویکرد صحیح و جلوگیری از مشکلات قانونی احتمالی است. این مقاله به بررسی جامع هر دو روش، مدارک مورد نیاز، و پیامدهای حقوقی آن ها می پردازد.
اهمیت حیاتی اعلام حضور در دفترخانه برای تنظیم سند رسمی
در هر معامله ملک یا خودرو، نقطه اوج و نتیجه بخش، لحظه تنظیم سند رسمی و انتقال مالکیت است. این مرحله، جایی است که تعهدات قراردادی به نتیجه می رسند و مالکیت به طور قانونی تغییر می کند. اما گاهی اوقات، یکی از طرفین از این تعهد سر باز می زند یا به هر دلیلی در دفترخانه حاضر نمی شود. در چنین شرایطی، مستندسازی حضور خود در دفترخانه و عدم حضور طرف مقابل، نقشی حیاتی در حفظ حقوق افراد ایفا می کند.
این گواهی نه تنها دلیلی محکم برای اثبات آمادگی فرد در انجام تعهداتش است، بلکه زمینه ساز طرح دعاوی حقوقی بعدی، مانند الزام به تنظیم سند رسمی، یا مطالبه وجه التزام در قرارداد، می شود. بدون چنین سندی، اثبات نقض تعهد طرف مقابل در مراجع قضایی، بسیار دشوار خواهد بود و ممکن است مسیر احقاق حقوق، به بیراهه کشیده شود. در حقیقت، گواهی عدم حضور دفترخانه همان برگ برنده ای است که در آینده می تواند کفه ترازو را به نفع فردی که به تعهدش پایبند بوده، سنگین کند.
تفکیک و تفاوت: نامه عادی اعلام حضور در دفترخانه در برابر اظهارنامه قضایی حضور در دفترخانه
در مواجهه با عدم حضور طرف مقابل در دفترخانه، دو ابزار قانونی اصلی در اختیار افراد قرار دارد: نامه عادی اعلام حضور و اظهارنامه قضایی حضور در دفترخانه. هر یک از این دو، ماهیت، هدف و کاربردهای متفاوتی دارند که شناخت دقیق آنها برای انتخاب رویکرد صحیح و موفقیت در پیگیری های حقوقی، ضروری است.
تعریف و هدف نامه عادی اعلام حضور در دفترخانه
نامه عادی اعلام حضور، همان طور که از نامش پیداست، یک مکاتبه اداری با سردفتر اسناد رسمی است. هدف اصلی از نگارش و ارائه این نامه، ثبت رسمی حضور شخص در دفترخانه در موعد مقرر و درخواست از سردفتر برای صدور گواهی عدم حضور طرف مقابل است. این نامه، حضور فرد و عدم حضور غایب را مستند می کند، اما ماهیت اخطاری یا قضایی ندارد و صرفاً یک اطلاع رسانی رسمی به سردفتر و ثبت واقعه است.
- هدف اصلی: مستندسازی حضور در دفترخانه و درخواست گواهی عدم حضور طرف مقابل.
- ماهیت: یک مکاتبه اداری و ثبت کننده وقایع؛ شبیه به یک گزارش رسمی از وضعیت موجود.
- موارد کاربرد: زمانی که فرد قصد دارد حضور خود را به طور رسمی ثبت کرده و گواهی عدم حضور را برای پیگیری های احتمالی آینده در اختیار داشته باشد، بدون اینکه بلافاصله قصد طرح دعوای حقوقی جدی داشته باشد. این گواهی در مراحل بعدی می تواند به عنوان مدرک اثبات حسن نیت و پایبندی به تعهد مورد استناد قرار گیرد.
تعریف و هدف اظهارنامه قضایی حضور در دفترخانه
اظهارنامه قضایی، ابزاری رسمی و قانونی است که از طریق سامانه ثنا و دفاتر خدمات الکترونیک قضایی ارسال می شود. هدف اصلی آن، اخطار رسمی و قانونی به طرف مقابل برای انجام تعهد خود (حضور در دفترخانه و تنظیم سند) و ایجاد دلیل محکمه پسند برای طرح دعوای قضایی است. ارسال اظهارنامه، به منزله اتمام حجت قانونی است و به طرف مقابل فرصتی دوباره برای انجام تعهداتش می دهد، ضمن اینکه در صورت عدم همکاری، مسیر را برای پیگیری های قضایی هموار می کند.
- هدف اصلی: اخطار رسمی و قانونی برای انجام تعهد و ایجاد دلیل حقوقی برای دعوای آتی؛ به عبارت دیگر، یک هشدار جدی با پیامدهای حقوقی.
- ماهیت: یک سند رسمی حقوقی و قانونی با اثرات قضایی که در دادگاه ها به عنوان یک مدرک قوی پذیرفته می شود.
- موارد کاربرد: زمانی که طرف مقابل به وضوح تعهد خود را نقض کرده و فرد قصد دارد اقدامات حقوقی جدی تری مانند طرح دعوای الزام به تنظیم سند رسمی را پیگیری کند. این اظهارنامه، پایه و اساس محکمی برای دعوای فرد فراهم می آورد و نشان دهنده جدی بودن فرد در احقاق حقوق خویش است.
جدول مقایسه ای: نامه عادی اعلام حضور و اظهارنامه قضایی حضور در دفترخانه
برای وضوح بیشتر و درک تفاوت های کلیدی، می توان مقایسه ای بین این دو ابزار مهم انجام داد:
| معیار مقایسه | نامه عادی اعلام حضور | اظهارنامه قضایی حضور در دفترخانه |
|---|---|---|
| ماهیت | مکاتبه اداری با سردفتر؛ ثبت یک رویداد. | سند رسمی حقوقی و قانونی؛ اخطار با پشتوانه قضایی. |
| هدف | ثبت حضور و اخذ گواهی عدم حضور جهت مستندسازی. | اخطار رسمی، ایجاد دلیل محکمه پسند برای دعوای حقوقی. |
| مرجع ثبت/ارسال | دفترخانه اسناد رسمی (به صورت مستقیم). | دفاتر خدمات الکترونیک قضایی (از طریق سامانه ثنا). |
| اثر حقوقی | سند اثبات حضور، پایه برای اقدامات بعدی (غیرمستقیم)؛ اثبات حسن نیت. | اخطار قانونی، پایه مستقیم برای طرح دعوای حقوقی و اثبات تقصیر طرف مقابل. |
| هزینه | معمولاً رایگان (صرف هزینه کپی و…) یا اندک؛ بسته به سیاست دفترخانه. | طبق تعرفه قوه قضاییه (هزینه ثبت، تایپ و ارسال)؛ مبلغی مشخص و رسمی. |
| زمان بر بودن | سریع و در لحظه؛ به محض حضور در دفترخانه قابل انجام است. | نیازمند طی مراحل اداری و ارسال در سامانه ثنا؛ زمان برتر از نامه عادی. |
نامه عادی اعلام حضور در دفترخانه: راهنما و نمونه متن
تصور کنید برای انتقال سند ملک خود، راس ساعت مقرر در دفترخانه حاضر شده اید، اما خبری از طرف مقابل نیست و گوشی اش هم خاموش است. در این موقعیت، نامه عادی اعلام حضور می تواند اولین و مهم ترین قدم برای ثبت رسمی این واقعه باشد. این نامه، سندی مهم برای پیگیری های بعدی است و به سردفتر اطلاع می دهد که فرد به تعهد خود عمل کرده است.
چه کسانی به نامه عادی اعلام حضور نیاز دارند؟
این نامه برای هر خریدار یا فروشنده ای که در موعد مقرر در دفترخانه حاضر شده و قصد دارد حضور خود و عدم حضور طرف مقابل را مستند کند، ضروری است. این سند نشان می دهد که فرد به تعهدات خود پایبند بوده، حتی اگر طرف مقابل این گونه عمل نکرده باشد. به عنوان مثال، خریدارانی که فروشنده برای انتقال سند حاضر نشده، یا فروشندگانی که خریدار برای پرداخت تتمه ثمن و امضای سند نیامده است، به این نامه نیاز پیدا می کنند.
مدارک لازم برای ارائه نامه عادی اعلام حضور در دفترخانه
برای ارائه این نامه به دفترخانه و ثبت رسمی آن، باید مدارک زیر را به همراه داشته باشید تا سردفتر بتواند بر اساس اطلاعات صحیح، گواهی عدم حضور را صادر کند:
- اصل و کپی قرارداد: شامل مبایعه نامه، قولنامه یا هر قرارداد دیگری که تعهد طرفین را اثبات کند و حاوی اطلاعات دقیق تاریخ و زمان حضور در دفترخانه باشد.
- اصل و کپی مدارک هویتی: کارت ملی یا شناسنامه فردی که حضور یافته است.
- نسخه ای از اظهارنامه (در صورت وجود): اگر قبلاً برای طرف مقابل اظهارنامه ای ارسال کرده اید، کپی آن را نیز ضمیمه کنید تا نشان دهید از قبل برای اتمام حجت اقدام کرده اید.
- مدارک اثبات آماده بودن تعهد: برای خریدار، می تواند کپی چک تضمین شده، فیش واریزی یا اسناد بانکی مبنی بر موجودی کافی برای پرداخت تتمه ثمن باشد. برای فروشنده نیز، مدارک مالکیت (سند ملک یا برگ سبز خودرو) که نشان دهنده آمادگی برای انتقال سند است.
نحوه نگارش و جزئیات ضروری متن نامه عادی اعلام حضور
نگارش این نامه، هرچند ساده به نظر می رسد، اما نیازمند دقت در جزئیات حقوقی است. باید تمام اطلاعات لازم به صورت واضح و بدون ابهام در آن ذکر شود تا از اعتبار کافی برخوردار باشد. ساختار کلی آن به شرح زیر است:
- عنوان: بسمه تعالی در بالای نامه.
- خطاب به: سردفتر محترم دفتر اسناد رسمی شماره [شماره دفترخانه] شهرستان [نام شهرستان].
- موضوع نامه: اعلام حضور [نام و نام خانوادگی فرستنده نامه] و درخواست گواهی عدم حضور [نام و نام خانوادگی طرف مقابل].
- متن اصلی:
- مشخصات کامل طرفین (نام، نام خانوادگی، کد ملی) به همراه نقش آن ها در معامله (خریدار/فروشنده).
- تاریخ و شماره قرارداد (مبایعه نامه یا قولنامه) و مشخصات دقیق مورد معامله (آدرس ملک، پلاک ثبتی، مشخصات خودرو).
- شرح دقیق تعهدات طرفین در قرارداد، به ویژه آن بخش که مربوط به حضور در دفترخانه و تنظیم سند است.
- تاریخ و ساعت مقرر برای حضور در دفترخانه بر اساس توافق قبلی.
- اعلام آمادگی کامل فرستنده نامه برای انجام تمامی تعهدات خود و اشاره به مدارک اثباتی این آمادگی.
- درخواست رسمی صدور گواهی عدم حضور طرف مقابل توسط سردفتر جهت ارائه به مراجع ذی صلاح.
- پایان نامه: با تشکر، نام و نام خانوادگی و امضا و تاریخ.
نکات مهم پس از ارائه نامه
پس از تنظیم و ارائه نامه به دفترخانه، لازم است چند نکته کلیدی را رعایت کنید تا از اعتبار حقوقی اقداماتتان مطمئن شوید و بعداً با مشکلی مواجه نشوید:
- دریافت شماره ثبت: حتماً از دفترخانه شماره ثبت نامه خود را دریافت کرده و آن را در جایی امن نگهداری کنید. این شماره ثبت، مدرکی برای اثبات تسلیم نامه به دفترخانه است.
- حضور فیزیکی: تا پایان وقت اداری تعیین شده در دفترخانه، حضور فیزیکی خود را حفظ کنید. سردفتر تا پایان وقت اداری منتظر حضور طرف مقابل خواهد ماند تا از عدم حضور او اطمینان حاصل کند.
- نگهداری رسید: رسید نامه و در صورت صدور، گواهی عدم حضور را به دقت نگهداری کنید؛ این ها مدارک مهمی برای پیگیری های آتی خواهند بود و نباید از بین بروند.
نمونه متن نامه اعلام حضور خریدار در دفترخانه
بسمه تعالی
سردفتر محترم دفتر اسناد رسمی شماره [شماره دفترخانه] شهرستان [نام شهرستان]
با سلام و احترام،
بدین وسیله اینجانب [نام و نام خانوادگی خریدار] فرزند [نام پدر] به شماره ملی [کد ملی خریدار]، خریدار [ملک/خودرو] موضوع مبایعه نامه/قولنامه شماره [شماره قرارداد] مورخ [تاریخ قرارداد] منعقده با آقای/خانم [نام و نام خانوادگی فروشنده] فرزند [نام پدر] به شماره ملی [کد ملی فروشنده]، به اطلاع می رساند که حسب توافق طرفین، مقرر بود در تاریخ [تاریخ مقرر حضور] ساعت [ساعت مقرر حضور] در این دفترخانه جهت تنظیم سند رسمی انتقال و پرداخت تتمه ثمن حاضر شویم.
اینجانب در تاریخ و ساعت مقرر، با آمادگی کامل جهت انجام کلیه تعهدات خود از جمله پرداخت تتمه ثمن معامله، در این دفترخانه حضور یافته ام. متأسفانه تاکنون آقای/خانم [نام و نام خانوادگی فروشنده] در این دفترخانه حاضر نشده اند و نسبت به انجام تعهد خود اقدام نکرده اند.
لذا، با ارائه کپی قرارداد و مدارک اثباتی آمادگی (مانند فیش واریز، کپی چک بانکی و…)، خواهشمند است دستور فرمایید مراتب عدم حضور فروشنده محترم را گواهی عدم حضور فرمایید تا برای پیگیری های آتی مورد استفاده قرار گیرد.
با تشکر و احترام،
نام و نام خانوادگی خریدار
امضاء و تاریخ
توصیه می شود این متن را با جزئیات دقیق معامله خود تکمیل کرده و یک نسخه کپی از آن را در پرونده خود نگهداری کنید. این اقدام، نشان دهنده حسن نیت و پایبندی شما به قرارداد است.
نمونه متن نامه اعلام حضور فروشنده در دفترخانه
بسمه تعالی
سردفتر محترم دفتر اسناد رسمی شماره [شماره دفترخانه] شهرستان [نام شهرستان]
با سلام و احترام،
اینجانب [نام و نام خانوادگی فروشنده] فرزند [نام پدر] به شماره ملی [کد ملی فروشنده]، فروشنده [ملک/خودرو] موضوع مبایعه نامه/قولنامه شماره [شماره قرارداد] مورخ [تاریخ قرارداد] منعقده با آقای/خانم [نام و نام خانوادگی خریدار] فرزند [نام پدر] به شماره ملی [کد ملی خریدار]، به استحضار می رساند که بر اساس توافقات انجام شده، مقرر بود در تاریخ [تاریخ مقرر حضور] ساعت [ساعت مقرر حضور] در این دفترخانه جهت تنظیم سند رسمی انتقال و دریافت تتمه ثمن حاضر شویم.
اینجانب در تاریخ و ساعت مقرر، با آمادگی کامل جهت انجام کلیه تعهدات خود از جمله امضای سند انتقال، در این دفترخانه حضور یافته ام. متأسفانه تاکنون آقای/خانم [نام و نام خانوادگی خریدار] در این دفترخانه حضور نیافته اند و نسبت به پرداخت تتمه ثمن و تکمیل فرآیند انتقال سند رسمی اقدام نکرده اند.
لذا، با ارائه کپی قرارداد و مدارک مالکیت (سند ملک/برگ سبز خودرو و…)، خواهشمند است دستور فرمایید مراتب عدم حضور خریدار محترم را گواهی عدم حضور فرمایید تا برای پیگیری های آتی مورد استفاده قرار گیرد.
با تشکر و احترام،
نام و نام خانوادگی فروشنده
امضاء و تاریخ
برای حفظ حقوق خود، این نمونه متن ها را با دقت و با وارد کردن اطلاعات صحیح، تکمیل و به دفترخانه ارائه دهید. این اقدامات کوچک می توانند در دعاوی بزرگ، نقش تعیین کننده ای داشته باشند.
اظهارنامه قضایی حضور در دفترخانه و تنظیم سند رسمی: راهنما و نمونه متن
زمانی که نقض تعهد از سوی طرف مقابل جدی تر است و فرد قصد دارد به صورت قانونی و از طریق مراجع قضایی، او را به انجام تعهد وادار کند، اظهارنامه قضایی حضور در دفترخانه به عنوان ابزاری قدرتمند وارد عمل می شود. این اظهارنامه، پلی به سوی الزام به تنظیم سند رسمی است و راه را برای پیگیری های قانونی هموار می کند.
چه کسانی به اظهارنامه قضایی حضور در دفترخانه نیاز دارند؟
این ابزار بیشتر برای خریداران یا فروشندگانی است که نه تنها قصد مستندسازی حضور خود را دارند، بلکه می خواهند با استناد به نقض تعهد طرف مقابل، اقدامات قانونی قاطعی (مانند دعوای الزام به تنظیم سند) را پیگیری کنند. در واقع، این اظهارنامه، یک اتمام حجت حقوقی است که به طرف مقابل فرصت نهایی را برای انجام تعهد می دهد و در صورت عدم همکاری، زمینه را برای ورود دادگاه فراهم می سازد.
لزوم و اهمیت ارسال اظهارنامه قضایی حضور در دفترخانه
ارسال اظهارنامه قضایی، چندین نقش کلیدی در فرآیند حقوقی ایفا می کند و مزایای متعددی دارد:
- ایجاد دلیل حقوقی معتبر: این اظهارنامه، سندی رسمی و غیرقابل انکار است که به وضوح نقض تعهد طرف مقابل را مستند می کند. در دادگاه، این اظهارنامه به عنوان یک دلیل محکمه پسند مورد استناد قرار می گیرد و به قاضی نشان می دهد که فرد به دنبال حل قانونی موضوع بوده است.
- اخطار رسمی و قانونی: از طریق سامانه ثنا، یک اخطار رسمی به طرف مقابل ارسال می شود و به او فرصت مجددی برای انجام تعهد داده می شود. این اقدام نشان می دهد که فرد تمام تلاش خود را برای حل مسالمت آمیز موضوع انجام داده و حال مجبور به اقدامات قانونی است.
- اثبات آمادگی خود: با ارسال اظهارنامه، می توان آمادگی فرد را برای انجام تعهداتش (مثلاً واریز تتمه ثمن به حساب سپرده دادگستری) به اثبات رساند، که در دعاوی حقوقی بعدی بسیار مؤثر است و می تواند از ادعای طرف مقابل مبنی بر عدم آمادگی شما جلوگیری کند.
مدارک لازم برای ارسال اظهارنامه قضایی حضور در دفترخانه
برای ثبت و ارسال این اظهارنامه، نیاز به آماده سازی مدارک زیر است تا فرآیند به درستی انجام شود:
- کارت ملی و اطلاعات هویتی کامل: هم اظهارکننده (شما) و هم مخاطب (طرف مقابل) باید اطلاعات کامل هویتی شامل نام، نام خانوادگی، کد ملی، و آدرس دقیق آن ها ثبت شود.
- نام کاربری و رمز عبور سامانه ثنا: برای دسترسی به خدمات الکترونیک قضایی و ثبت اظهارنامه، داشتن این اطلاعات الزامی است.
- تصویر اسکن شده قرارداد: (مبایعه نامه، قولنامه و…) که مبنای تعهدات است.
- هرگونه مدارک مرتبط دیگر: شامل چک های پرداختی، فیش های واریزی، یا پیامک های ارسالی که به عنوان دلیل محسوب می شوند و می توانند به تقویت ادعای فرد کمک کنند.
نحوه تنظیم و ارسال اظهارنامه قضایی حضور در دفترخانه (از طریق دفاتر خدمات الکترونیک قضایی)
ارسال اظهارنامه قضایی مستلزم طی کردن مراحلی از طریق دفاتر خدمات الکترونیک قضایی است که باید با دقت انجام شود:
- مراجعه به دفتر خدمات الکترونیک قضایی: با در دست داشتن مدارک لازم، به یکی از این دفاتر مراجعه کنید. کارشناسان حاضر در این دفاتر، شما را در فرآیند تکمیل راهنمایی خواهند کرد.
- تکمیل اطلاعات: اطلاعات اظهارکننده (شما)، مخاطب (طرف مقابل) و موضوع اظهارنامه را به دقت تکمیل کنید. در بخش موضوع، عبارت دعوت به حضور در دفترخانه و تنظیم سند رسمی یا مشابه آن را قید نمایید.
- تنظیم دقیق شرح موضوع: این بخش، قلب اظهارنامه است و باید با دقت فراوان نگارش شود. در آن، باید با استناد به قرارداد، جزئیات معامله، تعهدات طرفین، تاریخ و محل مقرر برای تنظیم سند، و نقض تعهد توسط طرف مقابل را به تفصیل بیان کنید. همچنین می توانید به مواد قانونی مرتبط، مانند ماده 156 قانون آیین دادرسی مدنی، اشاره کنید. در این قسمت، آمادگی خود برای انجام تعهدات و عواقب حقوقی عدم حضور طرف مقابل را نیز ذکر کنید. لحن باید رسمی و حقوقی باشد.
- ثبت و ارسال: پس از تکمیل اطلاعات و پرداخت هزینه، اظهارنامه از طریق سامانه ثنا برای مخاطب ارسال می شود. ابلاغ اظهارنامه به مخاطب، اهمیت زیادی دارد، چرا که از زمان ابلاغ، آثار حقوقی آن شروع می شود.
هزینه ارسال اظهارنامه قضایی
ارسال اظهارنامه قضایی مشمول هزینه هایی است که توسط قوه قضاییه تعیین می شود. این هزینه ها شامل هزینه ثبت اظهارنامه و احتمالاً هزینه تایپ متن توسط دفتر خدمات قضایی است که باید پیش از ارسال پرداخت شود.
به طور معمول، تعرفه های دفاتر خدمات الکترونیک قضایی به صورت سالانه اعلام می شود. در سال های اخیر، هزینه ثبت اظهارنامه رقمی ثابت (مثلاً حدود 34 هزار تومان) بوده که هزینه تایپ (مثلاً حدود 15 هزار تومان) نیز به آن اضافه می شود. این مبلغ ممکن است بسته به پیچیدگی متن، تعداد صفحات و خدمات اضافی دفتر، متغیر باشد. لازم است پیش از ارسال، از تعرفه های روز اطلاع حاصل کنید تا دچار ابهام نشوید. این هزینه، در واقع، بهایی است که برای یک سند رسمی و دارای اعتبار حقوقی پرداخته می شود.
نمونه متن اظهارنامه قضایی حضور خریدار در دفترخانه
نام و نام خانوادگی اظهارکننده: [نام کامل خریدار]
شماره ملی اظهارکننده: [کد ملی خریدار]
نشانی اظهارکننده: [آدرس کامل خریدار]
نام و نام خانوادگی مخاطب: [نام کامل فروشنده]
شماره ملی مخاطب: [کد ملی فروشنده]
نشانی مخاطب: [آدرس کامل فروشنده]
موضوع اظهارنامه: دعوت به حضور در دفترخانه جهت تنظیم سند رسمی انتقال و اتمام حجت قانونی
شرح موضوع:
مخاطب محترم، به موجب مبایعه نامه/قولنامه شماره [شماره قرارداد] مورخ [تاریخ قرارداد] منعقده فیمابین اینجانب (خریدار) و جنابعالی (فروشنده) در خصوص [شرح ملک یا خودرو با پلاک ثبتی یا مشخصات دقیق، به عنوان مثال: یک باب آپارتمان واقع در پلاک ثبتی شماره … بخش … به آدرس … یا یک دستگاه خودروی سواری … مدل … به شماره پلاک …]، مقرر گردید در تاریخ [تاریخ مقرر حضور] ساعت [ساعت مقرر حضور] در دفترخانه اسناد رسمی شماره [شماره دفترخانه] شهرستان [نام شهرستان] جهت تنظیم سند رسمی انتقال و پرداخت تتمه ثمن معامله حاضر شوید.
علی رغم آمادگی کامل اینجانب برای انجام کلیه تعهدات قراردادی از جمله پرداخت تتمه ثمن معامله در موعد مقرر [و ارائه مدارک مربوطه به دفترخانه، در صورت وجود]، جنابعالی بدون عذر موجه در دفترخانه حاضر نشده اید و نسبت به انجام تعهد قانونی و قراردادی خود امتناع ورزیده اید. گواهی عدم حضور دفترخانه در این خصوص نیز موجود و قابل ارائه است که این امر را به اثبات می رساند.
با عنایت به مراتب فوق و به استناد ماده ۱۵۶ قانون آیین دادرسی مدنی، رسماً و قانوناً به جنابعالی اظهار می گردد که ظرف مهلت [مثلاً ۵ روز کاری] از تاریخ ابلاغ این اظهارنامه، با اینجانب جهت تعیین وقت مجدد و حضور در دفترخانه و تنظیم سند رسمی [ملک/خودرو] فوق الذکر تماس حاصل نمایید. در صورت عدم اقدام در مهلت مقرر، اینجانب ناگزیر به طرح دعوای الزام به تنظیم سند رسمی و مطالبه وجه التزام (در صورت پیش بینی در قرارداد) در مراجع قضایی خواهم بود و کلیه خسارات وارده و هزینه های دادرسی بر عهده جنابعالی خواهد بود. این اظهارنامه به مثابه آخرین فرصت و اتمام حجت قانونی تلقی می گردد.
این متن را می توان در فرم های دفاتر خدمات الکترونیک قضایی تکمیل و ارسال کرد، اما دقت در جزئیات حائز اهمیت است.
نمونه متن اظهارنامه قضایی حضور فروشنده در دفترخانه
نام و نام خانوادگی اظهارکننده: [نام کامل فروشنده]
شماره ملی اظهارکننده: [کد ملی فروشنده]
نشانی اظهارکننده: [آدرس کامل فروشنده]
نام و نام خانوادگی مخاطب: [نام کامل خریدار]
شماره ملی مخاطب: [کد ملی خریدار]
نشانی مخاطب: [آدرس کامل خریدار]
موضوع اظهارنامه: دعوت به حضور در دفترخانه جهت تنظیم سند رسمی انتقال و اتمام حجت قانونی
شرح موضوع:
مخاطب محترم، به موجب مبایعه نامه/قولنامه شماره [شماره قرارداد] مورخ [تاریخ قرارداد] منعقده فیمابین اینجانب (فروشنده) و جنابعالی (خریدار) در خصوص [شرح ملک یا خودرو با پلاک ثبتی یا مشخصات دقیق، به عنوان مثال: یک باب آپارتمان واقع در پلاک ثبتی شماره … بخش … به آدرس … یا یک دستگاه خودروی سواری … مدل … به شماره پلاک …]، مقرر گردید در تاریخ [تاریخ مقرر حضور] ساعت [ساعت مقرر حضور] در دفترخانه اسناد رسمی شماره [شماره دفترخانه] شهرستان [نام شهرستان] جهت تنظیم سند رسمی انتقال و پرداخت تتمه ثمن معامله حاضر شوید.
علی رغم آمادگی کامل اینجانب برای انجام کلیه تعهدات قراردادی از جمله امضای سند انتقال در موعد مقرر [و ارائه مدارک مالکیت به دفترخانه، در صورت وجود]، جنابعالی بدون عذر موجه در دفترخانه حاضر نشده اید و نسبت به پرداخت تتمه ثمن و تکمیل فرآیند انتقال سند رسمی اقدام نکرده اید. گواهی عدم حضور دفترخانه در این خصوص نیز موجود و قابل ارائه است که این امر را به اثبات می رساند.
با عنایت به مراتب فوق و به استناد ماده ۱۵۶ قانون آیین دادرسی مدنی، رسماً و قانوناً به جنابعالی اظهار می گردد که ظرف مهلت [مثلاً ۵ روز کاری] از تاریخ ابلاغ این اظهارنامه، با اینجانب جهت تعیین وقت مجدد و حضور در دفترخانه و تنظیم سند رسمی [ملک/خودرو] فوق الذکر تماس حاصل نمایید. در صورت عدم اقدام در مهلت مقرر، اینجانب ناگزیر به طرح دعوای مطالبه وجه التزام (در صورت پیش بینی در قرارداد) یا سایر اقدامات قانونی برای دریافت خسارات وارده ناشی از عدم انجام تعهد شما خواهم بود و کلیه هزینه ها و خسارات بر عهده جنابعالی خواهد بود. این اظهارنامه به مثابه آخرین فرصت و اتمام حجت قانونی تلقی می گردد.
در هر دو حالت، دقت در وارد کردن اطلاعات و تشریح دقیق وضعیت، حائز اهمیت است. فراموش نکنید که متن اظهارنامه باید منطبق بر واقعیت و مستند به قرارداد باشد.
گواهی عدم حضور دفترخانه: ماهیت، اهمیت و نحوه اخذ آن
پس از اینکه نامه عادی اعلام حضور یا اظهارنامه قضایی فرد به دفترخانه ارائه شد و طرف مقابل در موعد مقرر حاضر نشد، برگه ای به نام گواهی عدم حضور صادر می شود. این گواهی، بیش از یک کاغذ معمولی است؛ سندی رسمی و دارای ارزش اثباتی بالا در محاکم قضایی به شمار می رود و می تواند نقطه عطفی در پرونده های حقوقی باشد.
چیستی گواهی عدم حضور دفترخانه و ارزش اثباتی آن
گواهی عدم حضور، در واقع تأییدیه ای از سوی سردفتر اسناد رسمی است که بیان می کند در تاریخ و ساعت مشخص شده، یکی از طرفین معامله (اظهارکننده) در دفترخانه حاضر بوده و آمادگی خود را برای انجام تعهد اعلام کرده، اما طرف دیگر (مخاطب) حضور نیافته است. این گواهی به عنوان یک دلیل قانونی معتبر در دادگاه ها پذیرفته می شود و می تواند در اثبات نقض تعهد توسط طرف غایب، نقش تعیین کننده ای داشته باشد. این سند، شمشیر دو لبه ای است که می تواند حقوق فرد پایبند به تعهد را حفظ و فرد متخلف را به پاسخگویی وادارد.
ارزش اثباتی این گواهی به قدری است که در بسیاری از دعاوی الزام به تنظیم سند رسمی یا مطالبه خسارات ناشی از نقض قرارداد، اصلی ترین مدرک ارائه شده از سوی خواهان (کسی که دعوا را مطرح کرده) محسوب می شود. بدون این گواهی، اثبات اینکه شما در موعد مقرر حاضر بوده اید و طرف مقابل نه، بسیار دشوار خواهد بود و ممکن است ادعاهای فرد در دادگاه با چالش مواجه شود. بنابراین، نگهداری از این گواهی به اندازه اصل قرارداد، اهمیت دارد.
چه زمانی و چگونه گواهی عدم حضور صادر می شود؟
گواهی عدم حضور معمولاً پس از اتمام وقت اداری یا زمان مقرر شده در قرارداد و با احراز عدم حضور طرف مقابل توسط سردفتر صادر می شود. فرآیند اخذ آن به شرح زیر است:
- فردی که در دفترخانه حاضر شده، ابتدا باید نامه عادی اعلام حضور یا اظهارنامه قضایی (که قبلاً برای طرف مقابل ارسال و ابلاغ شده) را به سردفتر ارائه دهد و آمادگی خود را برای انجام تعهداتش اعلام کند.
- سردفتر، حضور فرد را در دفترخانه ثبت می کند و از او می خواهد تا پایان وقت اداری یا زمان توافق شده، در دفترخانه حضور داشته باشد. این انتظار برای سردفتر و فرد حاضر، تا حدودی کسل کننده، اما لازم است.
- پس از سپری شدن زمان مقرر و با احراز عدم حضور طرف مقابل، سردفتر گواهی عدم حضور را صادر می کند. این گواهی معمولاً شامل اطلاعاتی نظیر مشخصات طرفین، تاریخ و ساعت حضور فرد حاضر، تاریخ و ساعت عدم حضور طرف مقابل، شماره و تاریخ قرارداد و شرح تعهدات نقض شده است.
باید به یاد داشت که این گواهی تنها زمانی صادر می شود که سردفتر به طور قطعی از عدم حضور طرف دیگر مطلع شود و فرد حاضر نیز تمام مدت مقرر را در دفترخانه حضور داشته باشد. عجله در ترک دفترخانه می تواند منجر به عدم صدور این گواهی مهم شود.
کاربرد این گواهی در طرح دعوای حقوقی الزام به تنظیم سند رسمی یا مطالبه وجه التزام
گواهی عدم حضور، سندی کلیدی در مسیر احقاق حقوق فرد در دادگاه است و به عنوان یک ابزار قانونی مهم به کار گرفته می شود:
- دعوای الزام به تنظیم سند رسمی: اگر فروشنده یا خریدار از حضور در دفترخانه برای تنظیم سند رسمی خودداری کند، فرد می تواند با استناد به این گواهی، دعوای الزام به تنظیم سند رسمی را در دادگاه مطرح کند. این گواهی به دادگاه ثابت می کند که فرد به تعهدات خود عمل کرده و طرف مقابل قصور ورزیده است.
- مطالبه وجه التزام در قرارداد: بسیاری از قراردادها، برای تأخیر یا عدم انجام تعهد، مبلغی را به عنوان وجه التزام پیش بینی می کنند. گواهی عدم حضور، بهترین مدرک برای اثبات حق فرد در مطالبه این وجه التزام است، چرا که نشان می دهد عدم انجام تعهد (حضور در دفترخانه) از سوی طرف مقابل بوده است.
- اثبات خسارت: این گواهی می تواند پایه و اساس مطالبه سایر خسارات ناشی از نقض قرارداد، مانند خسارت تأخیر در انجام تعهد، باشد و به فرد کمک کند تا ضررهای وارده را از طرف مقابل مطالبه کند.
بنابراین، گواهی عدم حضور دفترخانه، از همان لحظه دریافت، باید با دقت نگهداری شود و در مراحل بعدی حقوقی به آن استناد کرد تا حقوق فرد به طور کامل حفظ شود. این سند در واقع، سند اثبات پایبندی شما به عهد و پیمان است.
نتیجه گیری: انتخاب آگاهانه برای حفظ حقوق شما
در دنیای پیچیده و پر فراز و نشیب معاملات، هر قدم قانونی می تواند سرنوشت ساز باشد و مسیر آینده را تغییر دهد. متن اعلام حضور در دفترخانه، چه در قالب نامه عادی و چه به شکل اظهارنامه قضایی، ابزاری قدرتمند برای حفظ حقوق و منافع افراد در برابر نقض تعهدات قراردادی است. انتخاب بین این دو روش، به میزان جدیت وضعیت و پیامدهای حقوقی مورد انتظار فرد بستگی دارد.
اگر قصد صرفاً مستندسازی حضور و دریافت گواهی عدم حضور برای آرشیو و اقدامات احتمالی آینده است، نامه عادی اعلام حضور کفایت می کند. این روش سریع تر و کم هزینه تر است و می تواند نقطه شروع خوبی برای ثبت رویداد باشد. اما اگر به دنبال ایجاد یک اخطار حقوقی محکم و پایه محکمه پسند برای طرح دعاوی جدی تر نظیر الزام به تنظیم سند رسمی یا مطالبه وجه التزام هستید، اظهارنامه قضایی حضور در دفترخانه گزینه صحیح و مؤثرتری خواهد بود. این روش زمان برتر و پرهزینه تر است، اما وزن حقوقی بسیار بیشتری دارد و به معنای اتمام حجت نهایی است.
در نهایت، برای اطمینان از صحت اقدامات و جلوگیری از هرگونه خطای حقوقی که ممکن است به قیمت از دست رفتن حقوق تمام شود، مشورت با وکیل یا کارشناس حقوقی خبره، همواره توصیه می شود. یک وکیل می تواند با بررسی دقیق قرارداد و شرایط خاص پرونده شما، بهترین راهکار را ارائه دهد و شما را در مسیر پرپیچ وخم احقاق حقوق، یاری رساند. به یاد داشته باشید که آگاهی، اقدام به موقع و مشاوره صحیح، بهترین سپر دفاعی شما در معاملات است و می تواند از مشکلات بزرگتری در آینده جلوگیری کند. تصمیمات آگاهانه امروز، می تواند آرامش فردای شما را تضمین کند.